Persönliche Konferenzen waren gestern. Heutzutage ist Homeoffice angesagt. Dazu gehört auch, dass wichtige Geschäftstermine und Konferenzen fast ausschließlich per Videokonferenz stattfinden. Was zu Beginn von Corona viele für kompliziert und wenig ansprechend hielten, – so auch ich – schließlich redet man ja nicht persönlich miteinander, ist inzwischen zum Trend geworden.

Skype, TeamViewer, Microsoft Team und Zoom sind dabei nur einige der Anbieter, mit denen gechattet wird – teils mit witzigen Ergebnisse, siehe Zoom und den viral gegangenen Kartoffelkopf einer Firmenchefin. Damit die Videokonferenz kartoffel- und fehlerfrei funktioniert, gibt es im Netz viele Tipps, die Sie beachten können, um die ViKo oder VK zum Erfolg mit Ihrem Team zu machen.

Damit die Videokonferenz an Qualität nicht hinter dem persönlichen Gespräch ansteht, geben Experten einige Leitfäden an die Hand. Ganz oben steht dabei, dass Sie nicht vergessen sollten, dass die ersten 60 Sekunden Ihrer VK entscheidend sind, um Ihr Team einzustimmen. Versuchen Sie also in dieser kurzen Zeit, Ihre Mitarbeiter mitzunehmen.

Regeln für eine erfolgreiche Videokonferenz – was muss ich beachten?

Das heißt, dass Sie sofort mit dem zu erreichenden Ziel, z.B. nämlich einer Lösungsfindung für eine konkrete Problemstellung, beginnen. Das nennen ich den sogenannten ‚Obersatz‘ der VK-Sitzung. Dieser Obersatz gewährleistet, dass die Videokonferenz von Beginn an alle Teilnehmer abholt, mitnimmt und einen roten Faden besitzt. Zudem nutzen Sie so Ihre VK-Zeit optimal aus.

Gerade, wenn eine Besprechung an einem Bildschirm stattfindet, kommt schnell das Gefühl auf, dass man ein passiver Beteiligter ist. Versuchen Sie also, genau das Gegenteil bei Ihren Mitarbeitern zu bewirken. Nehmen Sie diese in die Pflicht, so dass diese aktiv an der Konferenz teilnehmen. Das funktioniert mit einigen einfachen Schritten wie zum Beispiel diesen:

  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern konkrete Aufgaben/Ziele
  • Teilen Sie das gesamte Team in Zweier- und Dreiergruppen auf
  • Die Gruppen können sich in einem Chat über die Ergebnisse austauschen
  • Die Ergebnisse können dann von ihnen in der nächsten Videokonferenz vorgestellt werden

Weniger ist mehr – vermeiden Sie eine Videokonferenz-Informationsflut

Man ist auf einer Präsenzveranstaltung und kommt in den Genuss einer PowerPoint-Präsentation. Sie schauen sich unzählige Folien mit einer Unmenge an Informationen an. Nach spätestens drei Folien haben alle Zuhörer und -seher Überblick und Motivation verloren. Nicht anders funktioniert es in einer VK. Auch hier gilt: Weniger ist mehr. Deshalb achten Sie auf Folgendes:

  • Zeigen Sie nur wirklich notwendige Informationen auf einigen wenigen Folien
  • Verwenden Sie z.B. drei Folien für Ihre Themen und den Rest der Folien für Ihr Team
  • Stellen Sie Ihrem Team regelmäßig Aufgaben, damit dieses nicht die Aufmerksamkeit verliert
  • Gehen Sie die „5-Minuten-Häppchen“ zusammen durch und lassen Sie die Gruppe abstimmen

Noch ein kleiner Tipp: Diese Abstimmungen und welches „Problem“ als erstes gelöst werden soll, kann einfach mit den beliebten „Daumen-hoch“- und „Daumen-runter“-Emojis gelöst werden. So wird eine Lösungsfindung spielerisch gestaltet, die Videokonferenz damit auch zur Spaß- und nicht zur reinen Pflichtveranstaltung – durch Corona ist diese positive Entwicklung heute möglich.

Außerdem kommen so klare „commitments“ aller Mitarbeiter zustande, die das Unternehmen voranbringen. Letztlich haben alle Mitarbeiter das Gefühl, auch „mitgenommen“ worden zu sein. Sie sind dadurch wahrscheinlich auch deutlich motivierter, die im Team erarbeiteten Ergebnisse und Lösungsansätze gemeinsam mit Ihnen und den Kollegen umzusetzen.

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Über den Autor

Kerk Behrens

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