Effektiv delegieren
Als Unternehmenschef kennen Sie folgende Situation: der Tag hat gefühlt viel zu wenige Stunden, dafür scheinen Ihre Mitarbeiter nichts Besseres zu tun zu haben, als alle 5 Minuten bei Ihnen im Büro zu stehen und ein Problem mit Ihnen besprechen zu wollen. Sie als Chef fühlen sich in der Verantwortung, jede einzelne dieser Fragen zu beantworten – schliesslich sind Sie ja ein guter Chef.
Verhalten Sie sich immer so, werden Sie in der Folge mit dieser Situation konfrontiert werden: die Aufgaben und Fragen Ihrer Mitarbeiter werden zu den Ihren. Und das, obwohl Sie diese ursprünglich an eben diese Mitarbeiter delegiert hatten. Dieses Phänomen nennt man „Monkey Business“, im deutschen „Rückdelegation“. Eine Aufgabe, die Sie abgegeben hatten, ist wieder bei Ihnen gelandet.
Sollten Sie dieses Problem kennen, sind Sie mitnichten der einzige Chef, der sich regelmässig damit auseinandersetzen muss. Viele Unternehmensführer können in der Theorie delegieren, teilweise auch in der Praxis. Geschieht das aber nicht eindeutig und effektiv, landet eine Aufgabe ganz schnell wieder bei ihnen auf dem Schreibtisch. Die Folge: weniger Zeit für das Tagesgeschäft und Zeitnot.
Der Chef im Affenkäfig – Schlüsselsätze, die den Käfig öffnen
Der Begriff „Monkey Business“ wurde 1974 von William Oncken und Donald Wass geprägt. Unter dem Titel „Management Time: Who’s got the Monkey“ beleuchteten sie, was passiert, wenn Sie als Chef immer wieder den „Problem-Affen“ zugeschoben bekommen, indem ein Mitarbeiter z.B. wie folgt auf Sie zutritt: „Guten Morgen Chef. Haben Sie mal eine Minute Zeit? Wir haben da ein Problem.“
Wenn Sie darauf mit „Okay, das Problem schaue ich mir NACHHER an“ antworten, haben Sie ein Äffchen in Ihr Büro eingeladen. Dieses macht es sich auf Ihrem Rücken bequem und bekommt gerne von anderen Affen Gesellschaft. Nämlich dann, wenn mehrere Mitarbeiter bereits delegierte Aufgaben zu Ihnen zurückbringen. Willkommen im Monkey Business und letztlich im Unternehmenschaos.
Generell gibt es vier Unternehmer-Typen, die Gefahr laufen, in einem Affenkäfig zu landen, um bei der tierischen Metaphorik zu bleiben:
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Der Macher-Typ
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Der Perfektionist
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Der Chef, der 70h/Woche arbeitet
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Der Chef, bei dem das Team über allem steht
Monkey Business – warum kann ich nicht (rück)delegieren?
Alle der vier genannten Typen haben ihre Eigenarten. Der Macher ist jemand, der aus dem Bauch heraus entscheidet. Er ist schnell, effektiv und multitaskingfähig. Seine Mitarbeiter sind ihm oft zu langsam, also schnappt er sich deren Affen und setzt sie sich auf seinen Rücken. Langfristig halst er sich damit jede Menge Ärger auf, verliert die Kompetenz, zu delegieren und Zeit fürs Kerngeschäft.
Ähnlich verhält es sich mit dem Perfektionisten. Dieser möchte Präzision und duldet keine Fehler. Braucht ein Mitarbeiter für eine Aufgabe zu lange und arbeitet möglicherweise fehlerhaft, nimmt der Chef das Heft selber in die Hand und hat sich damit mindestens einen Affen ins Büro geholt. Nicht viel anders verhält es sich mit Typ 3, dem Workaholic. Dieser ist der Meinung, dass er alles schafft.
Und das gilt auch für Projekte, die ein Mitarbeiter zeitlich nicht schafft. Gepaart ist diese „Marotte“ mit Gedanken wie „Von was für inkompetenten Mädchen ich doch umgeben bin“. Weil Sie es nicht schaffen, Grenzen zu setzen, sitzen Sie auch nachts noch in der Firma. Und das nicht alleine, sondern mit Ihren Affen, die Ihnen den Schlaf rauben und dadurch langfristig Ihr Unternehmen gefährden.
Last but not least Typ 4. Dieser kann einfach nicht “Nein“ sagen und hört sich alle Probleme an, mit denen seine Mitarbeiter zu ihm kommen. Und das betrifft nicht nur die firmeninternen Affen, sondern auch die privaten. Dabei laufen Sie Gefahr, sich selbst zu vergessen, eben, weil Sie es allen recht machen wollen. Wie bei den anderen Typen gefährden Sie damit sich selbst und Ihr Unternehmen.
Monkey Business – wie werde ich den Affen auf meinem Rücken wieder los?
Wichtig für alle vier Typen ist: treten Sie in solchen Situationen mindestens einen Schritt zurück und betrachten Sie die Probleme, mit denen Ihre Mitarbeiter zu Ihnen kommen, nüchtern und distanziert. Sind Sie der Macher, sollten Sie lernen, Ihren Mitarbeitern zeitlichen Spielraum zu gewähren. Nur, weil diese nicht so schnell sind wie Sie, heisst das nicht, dass ihre Arbeit weniger gut oder effizient ist.
Gleiches gilt für den Perfektionisten. Seien Sie toleranter Ihren Mitarbeitern gegenüber. Diese machen vielleicht Fehler, die Ihnen nicht unterlaufen. Dennoch kommen auch sie an Ihr Ziel, wenn auch mit mehr Schritten, als Ihnen lieb ist. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Projekte, die für Ihre Firma überlebenswichtig sind und merzen Sie zusammen Fehler aus, die diese gefährden könnten.
Für die Typen 3 & 4 gilt: Fokussieren Sie sich. Überlegen Sie, wie auch der Perfektionist, welche Projekte für Ihr Unternehmen wichtig und erfolgreich sind. Specken Sie ab, wenn Sie das Gefühl haben, vor lauter Affen die Käfigtür nicht mehr zu sehen. Tun Sie dies nicht, fallen Sie irgendwann vor Erschöpfung um. Und lernen Sie, „Nein“ zu sagen. Eruieren Sie, ob Sie tatsächlich die Lösung für jedes Problem sind.
In den meisten Fällen hilft eine Reflektion, dieses Monkey Business erfolgreich zu eliminieren. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um alternative und vor allem konstruktive Lösungsvorschläge für die vorgetragenen Probleme. Wenn Sie dabei Hilfe von aussen benötigen, rufen Sie mich noch heute kostenlos für ein erstes Beratungsgespräch unter +49 (0)40 8090319016 oder hinterlassen Sie mir eine Nachricht hier
