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Fragen rund um eine Online-Mitarbeiterbefragung

  1. Warum sollte ich Befragungen meiner Mitarbeiter durchführen?

Das Ziel einer anonymen Mitarbeiterbefragung ist die langfristige und qualitative Verbesserung der Verständigung, Zusammenarbeit und Tätigkeit in einem Unternehmen. Um dies zu gewährleisten, ist es unabdinglich, in regelmäßigen Abständen hinderliche Störungen ebenso offenzulegen, wie belebende Potentiale des Unternehmens. Dies kann nur gelingen, wenn die Mitarbeiter in einer anonymen Umfrage die Chance haben, einmal wirklich ihre Meinung sagen zu können – und das, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen.

  1. Ist eine Mitarbeiterbefragung für mich und mein Unternehmen sinnvoll?

Klare Antwort: Ja! Schließlich lebt ein Unternehmen nicht nur von starken Umsatzzahlen und glücklichen Kunden, sondern auch von einem motivierten Team aus Mitarbeitern, die jeden Tag gerne in die Firma kommen. Wie in jeder Gruppe kann es aber auch in einem Unternehmen mit der Zeit zu Missstimmungen und Unzufriedenheit kommen. Das kann sich sowohl gegen Kollegen, als auch gegen den Chef oder gar gegen Kunden richten. Die Folge, wenn nicht rechtzeitig eingeschritten wird: Die Qualität der Arbeit leidet, die Stimmung zwischen Mitarbeitern und Chef verschlechtert sich, auch Mobbing und Burn-Out können Begleiterscheinungen sein. Um zu gewährleisten, dass die Kommunikation im Unternehmen funktioniert, bietet sich eine anonyme Mitarbeiterbefragung, die online durchgeführt wird, also an. Dadurch kann der Chef, zusammen mit UnternehmerBerater und den Mitarbeitern, das Betriebsklima nachhaltig verbessern und Veränderungen umsetzen.

  1. Was muss bei einer Online-Mitarbeiterumfrage beachtet werden?

Oberstes Gebot: Ehrlichkeit im Krisenmanagement! Eine Online-Umfrage macht nur dann wirklich Sinn, wenn die Befragten alle Fragen offen und ehrlich beantworten, d.h., der Schutz vor Repressalien muss unbedingt gewährleistet sein! Nur, wenn die Anonymität zu 100% gewährleistet ist, kann jedes Teammitglied sicher sein, dass seine oder ihre Antworten ihm oder ihr nicht zugeordnet werden können. So fällt es deutlich leichter, Fragen nach der Zufriedenheit mit dem Chef auch mal mit einem „trifft absolut nicht zu“ zu beantworten. Dieses Ergebnis mag dem Unternehmensführer nicht schmecken, gehört aber zu einer anschliessenden Optimierung von Kommunikation und Firma dazu. Denn nur das Offenlegen und die Kenntnis eines Missstandes kann zu Veränderungen beitragen. Durch das Feedback vom Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit können dann neue Perspektiven gefunden, zielführende Maßnahmen ergriffen werden.

Ebenso wichtig ist es, dass die Mitarbeiter sich für das Beantworten der Fragen genügend Zeit nehmen. Es macht keinen Sinn, die Fragen einfach nur zu überfliegen und willkürlich ein Antwortkästchen anzuklicken. Ergo sollten alle Teilnehmer mit Bedacht ihre Antworten geben.

  1. Welche Rolle spielen die Unternehmenschefs bei einer Befragung?

Die eigene Einstellung des Chefs ist ein Dreh- und Angelpunkt der gesamten Befragung. Nur wenn der Inhaber die Wichtigkeit der Zufriedenheit der Mitarbeiter als Unternehmenswert als elementar erkannt hat, kann eine Befragung gelingen. Ob die Mitarbeiterbefragung Erfolg hat, steht und fällt mit der Frage, ob der Unternehmenschef den Ergebnisbericht auch tatsächlich als Arbeits- bzw- Veränderungsgrundlage für Firma und Mitarbeiter nutzt. Denn eine Umfrage ist nur ein Schritt auf dem Weg zu Verbesserungen am Firmenklima. Die Vorgesetzten brauchen gleichfalls Klarheit darüber, was im Rahmen der Umfrage und im Folgeprozess von ihnen erwartet wird. Ebenso wichtig ist es, dass sie Sicherheit erhalten, was den Umgang mit den kritischen Umfrageergebnissen betrifft. Es ist sinnvoll, an dieser Stelle Spielregeln zu implementieren. Diese sollen die Botschaft transportieren, dass Kritik an den Führungskräften in keiner Weise gegen die Mitarbeiter verwendet wird. Stattdessen sollte  jede sachliche Kritik als konstruktiv und als Verbesserungschance für Kommunikation, Teamgeist und das Unternehmen als Ganzes verstanden werden. Wenn die Chefs eine Umfrage beauftragen, so sollte das Ziel sein, diese Umfrageergebnisse auch zu nutzen, d.h., diese entweder zu veröffentlichen bzw. Konsequenzen daraus zu ziehen.

Sollten Chefs dazu nicht bereit sein, sollten sie keine Umfrage durchführen!

  1. Wie stehen die Mitarbeiter zu Mitarbeiterbefragungen?

In der Regel beteiligen sich die Mitarbeiter gerne und auch ehrlich an einer Umfrage. Dafür ist es wichtig, dass zwei zentrale Botschaften vermittelt werden: Es gilt, den Nutzen für das Unternehmen zu kommunizieren. Zudem gilt es, den Nutzen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu definieren und zu kommunizieren. Eine Mitarbeiterbefragung dient schließlich in erster Linie dazu, Verbesserungsschritte im Firmen- und Mitarbeiterarbeitsalltag zu ermöglichen. Werden die Ergebnisse der Befragung von der Chefetage ernst genommen und bleibt diese „am Ball“, können langfristig tolle Verbesserungen im Unternehmen erreicht werden. Wichtig ist, dass den Mitarbeitern ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung gestellt wird, dass die Anonymität zu 100% gewährleistet.

  1. Wie garantiere ich Ihnen, dass sämtliche Angaben anonym sind und dem Datenschutz unterliegen?

Die Anonymität sämtlicher Mitarbeiterangaben ist zu 100% gesichert. Die in dieser Online-Befragung gemachten Angaben werden von einem in Deutschland befindlichen, von außen nicht zugänglichen Computer der Firma Qualtrics registriert. Die Angaben werden des Weiteren zu einem statistischen Gesamtergebnis zusammengefasst, das 8-15 Seiten umfasst. Das zugrundeliegende, von den Befragten ausgefüllte Datenblatt wird nach 2 Wochen automatisch gelöscht. Es kann weder von UnternehmerBerater, noch vom Chef des an der Umfrage teilgenommenen Unternehmens eingesehen werden.

  1. Welche Erwartungshaltung kann eine Online-Befragung der Mitarbeiter wecken?

Eine Mitarbeiterbefragung hat unweigerlich eine Signalwirkung – und das auf vielen Ebenen innerhalb des Unternehmens. Zusätzlich weckt sie auch Erwartungen. Fiele die Befragung selektiv aus, könnten sich die Mitarbeiter zum Beispiel die Frage stellen: Wer von uns wird befragt, wer von uns nicht und warum bzw. warum nicht? Natürlich spielt im Vorfeld auch der Inhalt der Fragen eine Rolle. Welche Themen werden angesprochen? Wozu können sich die Mitarbeiter äußern, wozu nicht? Und: Wie wird mit den Ergebnissen der Umfrage umgegangen? Wer bekommt diese zu Gesicht und welche Folgen hat das für die Mitarbeiter und die Firma? Ergeben die Ergebnisse Rückschlüsse auf den Befragten? Diese Nebeneffekte müssen bei einer Umfrage immer im Hinterkopf sein, damit sie – wenn unbeachtet – keine unangenehmes und schädigendes Eigenleben entwickeln.  Wenn eine Umfrage angestoßen wird, muss beim Management die Bereitschaft bestehen, diese auch auszuwerten, bzw. zu veröffentlichen. Nichts ist schlimmer als eine anonyme Umfrage durchzuführen und dann keine sichtbaren Folgen entwickeln zu lassen.

  1. Was kann ich unter „Rücklauf-Management“ verstehen?

Das heißt nichts anderes, als am Ball zu bleiben. Die Qualität vieler Umfragen leidet darunter, dass sie eine geringe Rücklaufquote besitzen. Diese kann aber deutlich erhöht werden, wenn im Befragungszeitraum kontinuierlich um die Teilnahme an der Befragung „geworben“ wird. Das gilt im Besonderen für die Führungskräfte, die diese Befragung „bestellt“ haben. Zusätzlich eignen sich Erinnerungsmails bzw. Reminder-Mails, verschickt werden sollten. Regelmäßig sollte ein fester Termin für die Beendigung der Umfrage gearbeitet und kommuniziert werden. Dies erhöht die Dringlichkeit der Teilnahme.

  1. Wieso ergibt sich aus den gestellten Fragen der Online-Mitarbeiterbefragung ein auswertbares Gesamtergebnis?

Der von UnternehmerBerater erstellte Fragebogen wurde mit der Hilfe und Expertise eines Organisationsberaters erstellt. Für sich genommen, bewirken die Umfrage und das daraus folgende Gesamtergebnis natürlich noch nichts.

Die Oberbegriffe der abgefragten Themen lauten:

1.      Wie sieht der Mitarbeiter sich selbst?

2.      Wie sieht der Mitarbeiter seine Kollegen?

3.      Wie steht der Mitarbeiter zu seinen Vorgesetzten und Chefs?

4.      Wie beurteilt der Mitarbeiter die Produkte/Dienstleitungen des Unternehmens?

5.      Wie beurteilen die Mitarbeiter das Unternehmen und die Zukunftsaussichten der Firma?

Diese Oberthemen sind wie ein Filter, mit dem der Inhaber sieht, an welcher Stelle er dringend Maßnahmen ergreifen sollte, um aus einer ungünstigen Einschätzung ein günstige zu machen.

UnternehmerBerater vereinbart mit dem Chef der jeweiligen Firma, dass dieser alleine, mit Hilfe der Mitarbeiter und/oder zusammen mit UnternehmerBerater die Erkenntnisse aus der Online-Mitarbeiterbefragung zukünftig mit dem Ziel der qualitativen Entwicklung des Unternehmens umsetzt. Es ist wichtig, dass die getroffenen Maßnahmen, die zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen können, auch umgesetzt werden.

  1. Welche Dinge muss der Ergebnisbericht von Mitarbeiterbefragungen enthalten?

Um eine möglichst klare und übersichtliche Ergebnisdarstellung zu gewährleisten, werden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung von UnternehmerBerater mittels graphisch ansprechendem und leicht lesbarem Tortendiagramm präsentiert. So wird es dem Chef ermöglicht, auf einer breiten Basis Sichtweisen und Reaktionen zur Arbeit im Team einzuholen. Daraus kann erkannt werden, welche Dinge im Unternehmen Veränderung gebrauchen. So kann er durch die Auswertung das nötige Wissen und Feedback erhalten, um Störfaktoren im Unternehmen und im Team abzustellen.

Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit Durchführung & Auswertung einer Befragung dank einfacher Software Daten & Informationen der Belegschaft bleiben anonym Nutzen Sie die Möglichkeit, mit den richtigen Informationen des Fragebogens ein Thema zu verbessern Ziele von Mitarbeiterumfragen: Beispielsweise wissen, wie zufrieden die Belegschaft ist ✓ Befragungen erstellen lassen ✓ Auswertung & Durchführung mit Profi Software ✓ Lösungen durch Inhalte des Fragebogens finden ✓ Mitarbeiterstimmung um 360 Grad drehen ✓ Thema & Beispiel finden & für eine Mitarbeiterumfrage erstellen ✓ Daten aus Umfragen & Fragebogen erhalten ✓

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