Was ist ein virtueller persönlicher Assistent?
Delegieren ist eines meiner Lieblingswörter. Wer delegieren kann, schafft sich nötige Freiräume, um sich, gerade als Unternehmenschef, die Zeit für das wichtige Tagesgeschäft zu nehmen. Viele Chefs haben aber genau damit Schwierigkeiten, Verantwortungen abzugeben und nicht sämtliche anfallenden Aufgaben an sich zu reißen bzw. sich aufdrücken zu lassen.
Die Folge: Sie sind gestresst, sie sind am Limit, das Team ist unzufrieden, weil unterfordert – es kann zu Konflikten und Ärger in der Firma kommen. Was kann helfen? Zum Beispiel ein*e sogenannte*r VPA – ein*e virtuelle*r Personal Assistant. Wie ein*e „analoge“ PA, kümmert sich diese Person remote um die Aufgaben, die Sie selber nicht übernehmen können und wollen.
Sie können eine solche Person zum Beispiel in einem VPA-Netzwerk finden. Wichtig ist, dass die Chemie stimmt. Zwar müssen Sie diese Person nicht jeden Tag in Ihrem Vorzimmer sehen, aber dennoch werden Sie in regelmäßigem Kontakt zu ihr oder ihm stehen. Zusätzlich sollten Sie im Vorfeld genau definieren, welche Aufgaben Sie abgeben möchten und ob diese übernommen werden wollen.
Der Virtuelle Personal Assistant – brauche ich ihn oder sie eigentlich?
Im Zweifel lautet die Antwort auf diese Frage: Ja! Meiner Erfahrung nach neigen immer noch viel zu viele Chefs dazu, alles, aber auch wirklich alles, selbst zu übernehmen. Schließlich – so ist oft die Einstellung – können sie es im Zweifel besser, als ihre Mitarbeiter. Doch ist dem wirklich so? Gibt es nicht vielleicht Personen, die einige Aufgaben sogar besser und schneller erledigen, als Sie?
Wie für so viele Dinge, gibt es auch für Unternehmer eine Checkliste, anhand derer sie herausfinden können, ob sie sich zu viel zumuten. Anzeichen Nummer 1: Sie arbeiten mind. 50 Stunden pro Woche. Das ist zu viel! Wenn Sie diese Grenze bereits überschritten haben, benötigen Sie einen (virtuellen) PA – auch, wenn Sie glauben kaum Zeit zu haben, ihn/sie einzuarbeiten. Weitere Anzeichen:
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Sie haben keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Aufgaben & Strategien in Ihrer Firma
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Ihre To-do-Liste wächst unaufhörlich an und Ihnen immer mehr über den Kopf
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Sie können sich nicht konzentrieren, weil ständig das Telefon klingelt
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Sie kommen nicht mehr hinterher, Ihre E-Mails zu beantworten
Wer nicht delegieren kann …
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Wird einen Terminkalender haben, der aus allen Nähten platzt
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Wird schlechter schlafen und damit auch schlechter funktionieren
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Wird zunehmend Probleme mit der Familie oder dem Partner bekommen
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Wird einen ungesunden Lebensstil entwickeln, der ihm langfristig schaden wird
Ein VPA ist hier tatsächlich die perfekte Lösung. Der große Vorteil, auch und vor allem zu persönlich anwesenden PA: Sie können ihn oder sie im Stundenkontingent buchen. Stimmt die Chemie nicht, ist es relativ einfach, weiterzusuchen und in einem VPA-Netzwerk die richtige Person zu finden. Dennoch macht es Sinn, dass Sie mit Ihrem/Ihrer VPA eine Beziehung aufbauen und länger zusammenarbeiten.
Schließlich sollten Sie ihm/ihr im Vorfeld sämtlich Aufgaben anvertrauen, die er/sie übernehmen soll. Zusätzlich wird diese*r VPA Sie im Laufe der Zeit immer besser kennen und so auch wissen, wie Sie „ticken“. Das kann unter anderem dann von Vorteil sein, wenn Sie zum Beispiel Brainstormen und ein Auge von außen benötigen, dass Sinn in das „Chaos“ auf Ihrem Mindmap macht.
Übrigens: Entscheiden Sie sich für eine*n VPA, können Sie Ihr Arbeitspensum dramatisch herunterfahren – und sogar den ein oder anderen Tag freihaben, um zu entspannen. Wenn auch Sie erfahren möchten, wie Sie trotz weniger Arbeit immer noch ein guter Unternehmenschef sind, rufen Sie mich noch heute an unter +49 (0)40 80 9031 9016, schreiben Sie mir hier oder buchen Sie sich Ihren persönlichen Gesprächstermin gleich unter dem folgenden Link: https://calendly.com/umfragemaus/60min
