10 Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung , Jedes Unternehmen sollte regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung durchführen. Du fragst dich, warum? Ganz einfach – so kannst du herausfinden, wie es in deiner und um deine Firma bestellt ist. Auch wenn du die Politik der offenen Tür lebst – das heißt noch lange nicht, dass deine Mitarbeiter immer offen und ehrlich zu dir sind. Dadurch können Konflikte entstehen. Und werden diese nicht angesprochen und gelöst, kann das für dein Unternehmen, deine Mitarbeiter und dich zum Problem werden. Im folgenden Beitrag verrate ich dir nun 10 Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung.
So klappt die erfolgreiche Mitarbeiterbefragung – in 10 Schritten zu einem besseren Betriebsklima
Schauen wir uns zusammen an, welche 10 Tipps du für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung befolgen solltest.
Setze klare Umfrage-Ziele
Bevor du die Mitarbeiterumfrage erstellst oder erstellen lässt, musst du wissen, was du mit ihr überhaupt erreichen willst. Welche Fragen sollen angesprochen und geklärt werden? Und welche Fragen musst du stellen, um die Antworten zu erhalten?
Stelle die richtigen Fragen – in einem angemessenen Umfang
Du weißt nun, in welche Richtung die Mitarbeiterbefragung gehen soll? Perfekt – dann überlegst du in diesem Schritt die richtigen Fragen und wie sie beantwortet werden sollen. Auch solltest du eine Fragenanzahl bestimmen. Versuche dabei, einen möglichst überschaubaren Rahmen abzustecken. Hast du zu wenige Fragen, bekommst du keine aussagekräftigen Antworten und Ergebnisse. Hast du zu viele, werfen deine Mitarbeiter möglicherweise nach einigen Fragen die Flinte ins Korn. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass folgende Faustregel sinnvoll ist:
• Die Fragen sollten nicht mehr als 65 Stück umfassen
• Die Fragen sollten ein Multiple-Choice-Verfahren anwenden
• Die Fragen sollten innerhalb von maximal 20 Minuten zu beantworten sein
• Die Fragen sollten mit einem Psychologen und einem Unternehmensberater erstellt werden
So hast du die perfekte Zahl und den perfekten Frageninhalt, die Umfrage kann schnell und einfach durchgeführt werden.
Stelle sicher, dass die Umfrage anonym und vertraulich ist
Weder du noch die Mitarbeiter dürfen wissen, wer welche Frage wie beantwortet hat. Besteht auch nur die allergeringste Möglichkeit, dass jemand „entlarvt“ werden kann, ist deine Mitarbeiterumfrage für die Katz. Niemand wird offen und ehrlich sein und Probleme ansprechen. Denn dadurch – so wird oft befürchtet- steigt das Risiko, bei Kritik vor die Firmentür gesetzt zu werden. 100 % Anonymität ist ein Muss – und das umfasst auch die IP-Adressen der Endgeräte, auf denen die Umfrage gemacht wird. Auch muss die Mitarbeiterbefragung vertraulich behandelt werden.
Informiere deine Mitarbeiter rechtzeitig
Deine Mitarbeiter mit der Umfrage zu überrumpeln, ist ein schwerer Fehler. Werden sie damit beispielsweise am Montagmorgen überrascht und sollen die Umfrage am selben Tag machen, stehen deine Chancen auf Teilnahmebereitschaft eher schlecht. Deine Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt, kontrolliert, nicht gewertschätzt. Besser ist es, die Umfrage einige Wochen im Voraus anzukündigen. Geeignet ist dafür ein Teammeeting.
Erkläre deinen Mitarbeitern den Grund für die Befragung
In diesem Teammeeting legst du auch deine Gründe für die Umfrage dar. Stelle klar, dass du deine Mitarbeiter nicht kontrollieren möchtest, sondern dass du die Mitarbeiterumfrage im Sinne des Unternehmens machen lässt. Erkläre ihnen, dass keiner Angst um seinen Job haben muss. Sondern dass es dir darum geht, gemeinsam zu einem besseren Betriebsklima und einem besseren Unternehmen zu gelangen. Stelle auch das Interesse der Mitarbeiter an mehr Transparenz heraus. Gerade sie sollen von den Ergebnissen profitieren.
Wähle den perfekten Zeitpunkt
Die Umfrage sollte keinesfalls stattfinden, wenn die halbe Belegschaft im Urlaub ist. Wähle stattdessen einen Zeitpunkt, an dem alle Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind. Führe die Mitarbeiterbefragung zudem während der Arbeitszeiten durch. So stellst du sicher, dass keiner sich vor der Befragung drückt und wirklich alle teilnehmen.
Lasse die Ergebnisse von einer dritten Partei auswerten
Die Umfrage ist durchgeführt? Super – dann bist du dem Ziel, die Probleme in deinem Unternehmen zu identifizieren, einen Schritt näher gekommen. Die Antworten verraten dir aber noch nicht, wo genau der Hase im Unternehmenspfeffer liegt. Dazu benötigst du zunächst die Auswertung der Mitarbeiterumfrage. Diese kannst du natürlich selbst vornehmen. Besser ist es aber, einen neutralen Dritten damit zu beauftragen. Er ist nämlich nicht in dein Unternehmen und die möglichen Konflikte involviert. Damit ist er perfekt, um konstruktive und langfristige Lösungsansätze mit dir zu erarbeiten.
Kommuniziere die Umfrageergebnisse offen, ehrlich und sachlich
Dir legen die Umfrageergebnisse vor – und im schlimmsten Fall hast du nun den Schock deines Unternehmerlebens bekommen. Alles ist rot, alles impliziert einen akuten Handlungsbedarf. Und noch schlimmer: Das musst du nun deinen Mitarbeitern mitteilen. Bleibe hier immer offen und ehrlich. Und vor allem: bleibe sachlich! So sehr du auch geschockt sein magst – Emotionen haben hier nichts verloren. Sie hindern dich daran, eine gemeinsame Lösung mit deinem Team zu finden.
Entwickle mit deinen Mitarbeitern Lösungen
Der erste Schock über die Ergebnisse ist überwunden. Nun steht die Lösungsfindung an. Diese findet in mehreren Teammeetings oder Workshops statt. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter zu Wort kommt und seine Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringt. Ebenso wichtig ist es, dass die Ideen und Vorschläge Teil des Maßnahmen- und Lösungskatalogs sind. Traust du dir das nicht alleine zu? Dann kannst du einen Unternehmensberater oder Coach hinzuziehen. Er vertritt die Interessen deines Unternehmens und hilft euch allen, konstruktive und zielführende Lösungen zu entwickeln und zu implementieren.
Wiederhole die Mitarbeiterumfrage regelmäßig
Du hast eine Umfrage durchgeführt und damit hat es sich? Falsch gedacht. Ja, diese erste Umfrage hat dir gezeigt, an welchen Stellen gehandelt werden muss. Das heißt aber nicht, dass die Probleme sich einfach so in Luft aufgelöst haben und deine Unternehmenskultur nun Tipptopp ist. Um wirkliche Veränderungen und Verbesserungen erkennen zu können, solltest du die Mitarbeiterumfrage in einem halbjährlichen Turnus wiederholen. Du wirst sehen – einige der einstigen Problemfelder sind verschwunden. Und diese positive Entwicklung gibt deinen Mitarbeitern und dir den Ansporn, weiterhin an der Unternehmensoptimierung zu arbeiten. So stellen auch noch bestehende Problemfelder nicht mehr die Hürde dar, die sie noch nach der ersten Mitarbeiterumfrage waren. Dauerhaft freuen sich die Mitarbeiter, dass sie sich auf diesem Wege äußern können und ihre Meinung Eingang in Unternehmensentscheidung findet.
Das ist gelebte Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber.
